Büro auf Abruf · Region Schaffhausen
Büro auf Abruf: Administration auslagern
Ich erledige die Büroarbeit, für die Sie keine Stelle schaffen wollen: Rechnungen, Offerten, Mahnungen, Korrespondenz und Ablage. Sie buchen mich wie eine Teilzeitstelle, ohne Anstellung und ohne Lohnnebenkosten.
Was ich übernehme
Der Papierkram, der bei Ihnen liegen bleibt
Gemeint ist die Arbeit, die in kleinen Betrieben niemandem gehört und deshalb am Abend erledigt wird. Ich nehme sie Ihnen regelmässig ab, jeden Monat im selben Rhythmus.
- Rechnungen und Offerten schreiben, aus Ihren Notizen, Fotos oder Stichworten
- Mahnwesen: offene Rechnungen kontrollieren, freundlich nachfassen, mahnen und, wenn es nicht anders geht, die Betreibung in Ihrem Namen einreichen
- Korrespondenz mit Ämtern, Lieferanten und Kundschaft
- Ablage, auf Papier oder digital
- Zahlungen vorbereiten, die Sie danach selbst freigeben
- Belege für die Buchhaltung aufbereiten
- Kassenbuch und Spesenabrechnungen
- Lieferantenrechnungen prüfen und Fristen im Blick behalten
Zahlungen löse ich nie selbst aus. Das Geld bleibt in Ihrer Hand, auch wenn das einen Klick mehr bedeutet.
Ferienvertretung
Für zwei, drei Wochen, wenn Ihre Bürokraft weg ist
Eine Ferienvertretung ist ein guter Einstieg: Die Person, die sonst das Büro macht, ist zwei oder drei Wochen weg, und die Rechnungen sollen trotzdem raus.
Ich übernehme die Arbeit am Computer, nach einer kurzen Übergabe. Wir halten fest, was in dieser Zeit fällig wird und was warten kann.
Einen Telefondienst biete ich nicht an. Ihre Kundschaft erreicht Sie weiter wie gewohnt.
Wie die Belege zu mir kommen
Per Foto, per Mail oder in der Schachtel
Sie fotografieren Quittungen und Rechnungen mit dem Handy oder leiten sie an eine eigene Adresse nur für Belege weiter. Wer lieber Papier sammelt, gibt mir die Schachtel.
Lohn- und Ausweisdaten schicken Sie mir nie über das Kontaktformular, sondern über einen geschützten Weg, den wir am Anfang zusammen einrichten.
So läuft die Übergabe
In vier Schritten zum ersten erledigten Monat
- Schritt eins
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos. Am Telefon, per Video oder bei Ihnen vor Ort.
- Schritt zwei
Offerte
Innert zwei Arbeitstagen, wenn es geht am selben Tag. Mit einer Liste, was enthalten ist und was nicht.
- Schritt drei
Auftrag
Wir legen fest, wie die Unterlagen zu mir kommen und an welchem Tag im Monat was erledigt ist.
- Schritt vier
Erster Monat
Ich arbeite mich ein und frage am Anfang mehr nach als später. Am Monatsende wissen Sie, wo Sie stehen.
Die Büroarbeit gibt es als Monatspaket, höchstens drei Pakete zur Auswahl, jedes mit einer Liste, was nicht enthalten ist.
Grenzen
Was zum Büro auf Abruf nicht dazugehört
Damit Sie wissen, woran Sie sind, steht in jeder Offerte auch, was nicht dabei ist. Für diese Dinge empfehle ich Ihnen gern eine passende Fachperson.
Nicht enthalten
- Zahlungen auslösen
- Personalführung
- Verkauf am Telefon
- einen ständigen Telefondienst
- Arbeitsverträge und Rechtsauskunft
Fragen
Häufige Fragen
Wie kann ich die Buchführung und die Büroarbeit auslagern?
Mit einem kostenlosen Erstgespräch von 30 Minuten. Danach kommt innert zwei Arbeitstagen die Offerte. Sagen Sie Ja, legen wir fest, wie die Unterlagen zu mir kommen, und der erste Monat beginnt.
Wie kann ich meine Büroarbeit richtig organisieren?
Mit einem festen Tag im Monat und einem einzigen Ort für alle Belege. Genau das richten wir am Anfang ein: eine Adresse oder eine Schachtel für die Belege, ein Stichtag für Rechnungen und Löhne.
Muss ich dafür jemanden anstellen?
Nein. Sie buchen mich wie eine Teilzeitstelle. Es gibt keinen Arbeitsvertrag, keine Lohnnebenkosten und keine Ferienvertretung, die Sie organisieren müssen.
Arbeiten Sie bei mir vor Ort?
Das Erstgespräch und Übergaben mache ich gern bei Ihnen. Die laufende Arbeit erledige ich an meinem Arbeitsplatz am Computer.
Nächster Schritt
Was bleibt bei Ihnen gerade liegen?
Erzählen Sie es mir in einem kostenlosen Erstgespräch. Sie bekommen danach eine Offerte, die sagt, was ich übernehme und was nicht.
Antwort am selben oder nächsten ArbeitstagErstgespräch 30 Minuten, kostenlos